Créer et gérer les actions
L'outil "action" pour une meilleure organisation
À quoi sert une action ?
Pour ne rien oublier et organiser son temps au mieux, l’Utilisateur a la possibilité de créer et de personnaliser des actions. Il peut s’agir d’actions liées aux courriers, paramétrables et que l’on retrouve ensuite dans l’agenda. Mais il peut aussi s’agir d’événements ponctuels, de rappels, à configurer par l’Utilisateur selon ses besoins.
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Pour créer une action liée à un courrier, il suffit de sélectionner le courrier que vous souhaitez dans votre liste de courriers et de lui associer une action.
Pour créer une action, il est nécessaire de remplir différents champs, notamment le nom et la description de l’action que vous souhaitez créer ou encore créneau horaire de réalisation.
Pour créer une action événement indépendante de vos courriers, vous pouvez simplement aller dans l’onglet Liste de la rubrique Mes actions.
Les actions peuvent ainsi vous aider à :
- Payer une facture à temps
- Transmettre un document important avant la fin d’une échéance
- Encaisser des chèques clients à une date programmée
- Programmer des relances ou des échéances
Pour être sûr de ne pas manquer une action liée à un courrier ou un événement même déconnecté de votre espace client, un paramètre de notification est disponible. En effet, lors de la création de votre action vous pouvez choisir d’être notifié par SMS ou par e-mail.
Toutes les actions crées sont systématiquement répertoriées dans l’onglet Liste afin de pouvoir les retrouver facilement. Cependant, lorsque vous créez beaucoup d’actions, il peut être difficile de vous y retrouver. Pour trouver une action vous pouvez utiliser la barre de recherche ainsi affiner les critères de votre recherche. Vous pouvez ainsi retrouver une action en fonction :
- du créneau horaire de réalisation de l’action
- de l’association de l’action (événement, courrier/colis, Agence, Utilisateur)
- de l’état de l’action (en attente, en cours, terminée)
- de la conclusion de l’action (positive, négative, indéterminée)
- de mots-clés
Enfin, toutes les actions crées restent modifiables ou supprimables à tout moment, et elles sont consultables dans l’outil agenda.
L’outil agenda est un aide-mémoire permettant de planifier et de prévoir des actions pour les semaines et les mois à venir. Vous pouvez ainsi organiser au mieux votre temps de travail.
Toutes les actions que vous créez sont détaillées dans cet agenda, et identifiables selon des couleurs personnalisables. Le visuel du planning peut lui aussi être configurer, et ainsi afficher un visuel quotidien, hebdomadaire ou mensuel.
Vous pouvez également créer une action directement depuis cet agenda. Il vous suffit de cliquer dessus pour ouvrir une fenêtre de création d’action.
Enfin, vous pouvez personnaliser votre agenda, selon vos goûts et surtout selon vos besoins pour en faire un outil de gestion efficace permettant une meilleure organisation.
Vous pouvez ainsi choisir les couleurs permettant de renseigner le statut ou encore le degré d’avancement des actions.
L’agenda Docamee est un outil indispensable pour une organisation sans faille. les couleurs constituent un repère visuel permettant de vous renseigner sur votre emploi du temps et sur l’état d’avancement de vos tâches d’un simple coup d’œil.